Politique de confidentialité

Notara inc. exploite JuriHub et est responsable des renseignements personnels qu’elle traite pour ses propres activités, notamment le site public, les comptes, la sécurité, le soutien et la mesure générale de l’utilisation.

Chaque étude ou organisation cliente demeure responsable des fins professionnelles pour lesquelles elle confie des renseignements à JuriHub. Notara traite normalement le contenu de ses Dossiers pour lui fournir le service selon ses instructions et les ententes applicables.

Le titre public de la personne responsable chez Notara est Responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez lui écrire à confidentialite@notara.ca.

Les renseignements varient selon votre relation avec JuriHub et les fonctions que vous utilisez.

• Renseignements de compte et d’accès, comme votre nom, votre adresse courriel professionnelle, votre langue, votre étude ou organisation, votre rôle et les éléments nécessaires à l’authentification multifacteur.
• Renseignements transmis dans une demande d’accès, une demande de soutien ou une rétroaction, ainsi que toute pièce que vous choisissez d’y joindre.
• Renseignements professionnels contenus dans les Dossiers, notamment des renseignements concernant des personnes, des organisations, des immeubles, du financement, des successions, des communications et des documents notariaux.
• Renseignements techniques et de sécurité, comme les dates d’accès, l’adresse IP, le navigateur, l’appareil, les erreurs et les opérations importantes consignées dans les journaux.
• Si vous acceptez les témoins de télémétrie, des renseignements sur les pages publiques consultées, la source générale de la visite, le navigateur ou l’appareil et la fréquence approximative des visites.

Nous obtenons des renseignements directement de vous lorsque vous créez ou utilisez un compte, communiquez avec nous, fournissez une rétroaction ou utilisez JuriHub.

Nous pouvons aussi recevoir des renseignements d’une étude, d’une institution financière, d’un registre public, d’un service utilisé par votre organisation ou d’un autre utilisateur autorisé. L’organisation qui entretient la relation directe avec la personne concernée doit fournir l’information requise lors de sa collecte.

Nous utilisons les renseignements nécessaires pour :

• créer et administrer les comptes, les accès et les rôles;
• fournir les fonctions demandées par les études, les institutions et leurs utilisateurs;
• protéger JuriHub, prévenir les abus, diagnostiquer les problèmes et conserver une trace des opérations importantes;
• répondre aux demandes de soutien et améliorer le produit à partir des commentaires reçus;
• respecter nos obligations légales et contractuelles;
• avec votre accord, mesurer la fréquentation des pages publiques et l’utilisation générale du site.

JuriHub utilise des témoins et le stockage local du navigateur. Les témoins essentiels servent notamment à protéger et maintenir une session, à appliquer des fonctions de sécurité et à mémoriser votre choix relatif à la télémétrie. Ils sont nécessaires aux fonctions concernées.

Si vous l’acceptez, Google Analytics mesure les visites des pages publiques et l’utilisation générale du site. Nous n’utilisons pas cette mesure pour la publicité, le remarketing ou le rejeu de session. JuriHub ne transmet volontairement à Google Analytics ni contenu de Dossier, ni valeur saisie, ni identifiant de compte, d’étude ou de Dossier.

Vous pouvez accepter ou refuser la télémétrie, puis modifier votre choix en tout temps au moyen de Préférences des témoins. Votre choix est conservé pendant 365 jours. Son retrait arrête la collecte future et supprime les témoins Google Analytics de JuriHub présents dans votre navigateur, sans supprimer rétroactivement les renseignements déjà traités.

Nous limitons les communications aux personnes et organisations qui en ont besoin pour les fins décrites dans cette politique.

• Google Cloud et Firebase fournissent notamment l’hébergement, le stockage, l’authentification et des fonctions de sécurité.
• Google Analytics reçoit les renseignements de télémétrie décrits ci-dessus seulement après votre acceptation.
• Le service SLRI du Registre foncier du Québec reçoit les renseignements et documents nécessaires lorsqu’un utilisateur autorisé demande une opération de publication.
• Une étude, une institution ou un autre participant autorisé peut recevoir les renseignements nécessaires à un Dossier selon ses responsabilités et les fonctions utilisées.
• Nous pouvons communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige, pour protéger nos droits ou pour répondre à une autorité compétente.

L’infrastructure principale de JuriHub est située au Canada. Certains fournisseurs peuvent toutefois traiter des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada, notamment pour fournir du soutien, assurer la sécurité ou exploiter leurs services. Avant de leur confier des renseignements personnels, Notara évalue les facteurs relatifs à la vie privée et encadre le traitement par les mesures et ententes appropriées.

Nous conservons les renseignements seulement pendant la durée nécessaire aux fins annoncées, sous réserve des obligations légales, contractuelles et professionnelles applicables. Ils sont ensuite détruits ou anonymisés conformément aux exigences applicables.

Le témoin de session JuriHub expire normalement après 12 heures. Le choix relatif aux témoins est conservé pendant 365 jours. Lorsque Google Analytics est activé, les données détaillées d’événement y sont conservées pendant deux mois.

Les durées applicables aux comptes, Dossiers, documents, journaux, sauvegardes et demandes varient selon leur finalité et les obligations de l’organisation responsable.

JuriHub utilise des mesures administratives et techniques adaptées à la nature des renseignements, notamment le chiffrement des communications, l’authentification multifacteur, des accès fondés sur les rôles, la séparation des organisations, des espaces de stockage privés et la journalisation d’opérations importantes. Aucune mesure ne peut éliminer tous les risques.

JuriHub ne prend aucune décision entièrement automatisée produisant un effet juridique ou un effet important sur une personne. Certaines fonctions peuvent organiser l’information ou attirer l’attention d’un professionnel sur des éléments à examiner; la décision demeure humaine.

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels ou leur rectification, demander les renseignements informatisés admissibles dans un format technologique structuré et couramment utilisé, retirer un consentement applicable et formuler une plainte.

Écrivez au Responsable de la protection des renseignements personnels à confidentialite@notara.ca. Nous pouvons demander les renseignements nécessaires pour vérifier votre identité. Nous répondons aux demandes applicables dans les 30 jours de leur réception.

Lorsqu’une demande concerne des renseignements contenus dans un Dossier administré par une étude, Notara peut collaborer avec cette étude afin de traiter la demande conformément aux responsabilités de chacun.

Nous publions la version en vigueur et sa date de mise à jour sur cette page. Lorsqu’une modification importante peut toucher vos droits ou l’utilisation de vos renseignements, nous vous en informerons également par courriel ou dans JuriHub lorsque nous disposons de vos coordonnées.

La version française constitue la version de référence. Une version anglaise équivalente est offerte pour consultation.